Organizacja konferencji, spotkań biznesowych, szkoleń, warsztatów czy sympozjów naukowych to poważne przedsięwzięcie. Wymaga ono od organizatorów kluczowych wyborów w zakresie m.in.: odpowiedniego miejsca, właściwego wyposażenia sali oraz usług dodatkowych. Pamiętajmy, że nasze decyzje mają ogromny wpływ na to, jak będzie postrzegane wydarzenie. Tak więc jak wybrać salę konferencyjną, aby nasz wybór był optymalny?
Czy budżet ma znaczenie?
Osoba odpowiedzialna za przygotowanie konferencji musi jak najlepiej zaplanować wszystkie wydatki, a następnie regularnie dokonywać przeglądu ponoszonych kosztów. Umożliwi to większą kontrolę nad budżetem i nie pozwoli przekroczyć limitu. Właściwie udaną konferencję można zorganizować nawet z małym budżetem, jednak należy podkreślić, że od wielkości budżetu będzie zależał poziom organizacji oraz jakość usług dodatkowych. Warto zatem poświęcić czas na określenie finansów, rozdzielenie poszczególnych kwot na realizację konkretnych działań, a w przypadku małego budżetu – postarać się o dodatkowe środki.
Jak wybrać salę konferencyjną i jej lokalizację
Istotne jest, aby obiekt, w którym będzie odbywała się konferencja znajdował się w dobrze zlokalizowanym miejscu. Tak usytuowanym, aby trafienie do niego nie sprawiało uczestnikom wydarzenia żadnych problemów. W centrum miasta, w miejscu, które jest dobrze skomunikowane lub w obiekcie położonym w atrakcyjnym regionie, posiadającym dodatkowe walory. Wiele osób z pewnością przyjedzie własnymi samochodami .Ważne jest zatem, aby obiekt posiadał własny parking lub ogólnodostępne miejsca parkingowe w pobliżu budynku. Zorientujmy się, czy w obiekcie dostępne jest wydzielone miejsce do serwowania posiłków oraz wygodne ogólnodostępne miejsca takie, jak toalety, hol oraz recepcja. Warto zwrócić szczególną uwagę na to, czy obiekt przystosowany jest do potrzeb osób niepełnosprawnych i posiada wszelkie niezbędne udogodnienia.
Wielkość i wystrój sali konferencyjnej
Przy wyborze sali przede wszystkim należy określić ilość osób jaka miałaby wziąć udział w spotkaniu. Kierując konferencję do mniejszej grupy możemy zadowolić się niedużą salą, w której znajduje się stół , krzesła, tablica lub sprzęt multimedialny. Natomiast jeśli przewidujemy spotkanie w większym gronie należy zadbać o przestronne pomieszczenie i właściwie dopasowany system nagłaśniający. Bez względu na ilość zaproszonych osób, sala powinna być na tyle duża, aby pomieściła wszystkich zaproszonych gości. Jednocześnie każdy z uczestników spotkania powinien mieć zapewniony wysoki komfort, w postaci m.in.: wygodnych krzeseł, praktycznych blatów, niezbędnego sprzętu. Dobrze, jeśli sala daje możliwość odpowiedniego ustawienia stołów np. w podkowę, okrągły stół, czy salę szkolną. Pamiętajmy jednak, że wielkość sali konferencyjnej nie powinna być jedynym kryterium wyboru. Na prestiż spotkania wpływa także wygląd obiektu. Jaką więc wybrać salę konferencyjną? Polecamy nowe, eleganckie pomieszczenia z efektownym, lecz stonowanym, nie przytłaczającym designem.
Wyposażenie sali konferencyjnej
Kolejnym ważnym elementem, który wpływa na prestiż spotkania jest wyposażenie. Z koszmarem kojarzą się nieczytelne slajdy, psujący się rzutnik czy niedziałające nagłośnienie. Upewnijmy się więc czy sala, którą bierzemy pod uwagę, ma sprawnie działający sprzęt. W przypadku dużej sali absolutnie niezbędny jest mikrofon. Mówca musi być nie tylko dobrze, ale także wyraźnie słyszany przez wszystkich uczestników. W tej kwestii istotne jest nagłośnienie, które powinno być rozmieszczone w przemyślany sposób, tak, aby zapewnić maksymalny komfort słyszenia dla każdego gościa spotkania. Współcześnie trudno wyobrazić sobie prelekcje bez nowoczesnego sprzętu audiowizualnego. W jego skład wchodzą przede wszystkim komputery, projektory z możliwością podłączenia do laptopa, ekrany, odtwarzacze multimedialne, nowoczesne ekrany dotykowe, tablice interaktywne. Umożliwiają one wysoki poziom interakcji prelegenta z uczestnikami. Warto też upewnić się o możliwości skorzystania z bezprzewodowego Internetu, zaciemnienia sali oraz włączenia klimatyzacji.
Strzał w dziesiątkę, czyli jak wybrać salę konferencyjną?
Jak widać wybór sali konferencyjnej to niełatwe zadanie. W obliczu rosnących oczekiwań uczestników konferencji hotel to miejsce, które dostarcza zdecydowanie najwięcej korzyści. Korzyści zarówno uczestnikom spotkania, jak i jego organizatorom. Poszukujmy więc nowoczesnych i eleganckich obiektów, które posiadają w pełni wyposażone i komfortowe sale szkoleniowe. Ważny jest również dobry dojazd, różnorodna baza noclegowa , zaplecze gastronomiczne oraz wyjątkowy klimat. Idealnym wyborem będzie nasz Hotel Masovia w Giżycku – miejsce, które łączy wszystkie te elementy. Nasz obiekt oferuje możliwość profesjonalnej organizacji seminariów, konferencji oraz wykładów. Dysponuje w pełni klimatyzowanymi, komfortowymi, profesjonalnie wyposażonymi salami konferencyjnymi. Oferuje profesjonalną obsługę, komfortową bazę noclegową, znakomitą kuchnię, liczne udogodnienia, zaplecze rekreacyjno-wypoczynkowe oraz atrakcje kulturalne. Pamiętajmy, że optymalnie dobrane miejsce może podkreślić prestiż i podnieść rangę wydarzenia. Wpłynie na zadowolenie uczestników spotkania oraz potwierdzi nasz profesjonalizm.
